Bewirtungsbeleg vs. Restaurantrechnung: Was ist der Unterschied?

Viele Selbstständige und Unternehmer:innen machen denselben Fehler: Sie fotografieren den Kassenbon nach dem Essen und denken, damit ist die Sache erledigt. In der Praxis fehlt dann oft der zweite Teil des Nachweises: die Restaurantrechnung dokumentiert die Zahlung, der Bewirtungsbeleg oder Eigenbeleg dokumentiert Anlass und Teilnehmer.

Was ist die Restaurantrechnung?

Die Restaurantrechnung – oder der Kassenbon – ist das Dokument, das das Restaurant ausstellt. Sie weist aus, was bestellt und bezahlt wurde. Das ist der klassische Bon, den Sie nach dem Essen erhalten.

Was die Restaurantrechnung enthält:

• Name und Anschrift des Restaurants
• Datum und Uhrzeit
• Auflistung der Speisen und Getränke mit Einzelpreisen
• Gesamtbetrag inkl. Mehrwertsteuer
• Bei modernen TSE-Kassen: Transaktionsnummer und QR-Code

Was die Restaurantrechnung nicht enthält:

• Namen der anwesenden Personen
• Den Zweck des Treffens
• Ihre Unterschrift als Gastgeber

Genau diese Lücke füllt der Bewirtungsbeleg.

Was ist der Bewirtungsbeleg (Eigenbeleg)?

Der Bewirtungsbeleg – oft auch Eigenbeleg genannt – ist ein vom Gastgeber selbst ausgefülltes Dokument. Er ergänzt die Restaurantrechnung um die steuerlich relevanten Angaben, die das Restaurant naturgemäß nicht kennt:

• Namen aller Teilnehmer:innen des Essens, inkl. des Gastgebers
• Konkreter Anlass der Bewirtung (nicht: „Geschäftsessen”, sondern z. B. „Projektbesprechung zur Angebotserstellung mit Kunde Müller GmbH”)
• Datum und Ort der Bewirtung
• Unterschrift des Gastgebers

Viele Restaurants drucken einen Vordruck für den Eigenbeleg auf die Rückseite ihrer Rechnung. Ist das nicht der Fall, können Sie einen separaten Eigenbeleg verwenden – handschriftlich oder digital – und ihn zusammen mit der Rechnung aufbewahren.

Zwei Dokumente, ein vollständiger Nachweis

Erst die Kombination beider Dokumente ergibt einen belastbaren Bewirtungsnachweis. Die Logik dahinter:

• Die Restaurantrechnung belegt, dass Geld ausgegeben wurde (Betrag, Ort, Datum)
• Der Eigenbeleg belegt, warum das Geld ausgegeben wurde (Anlass, Teilnehmer, geschäftlicher Bezug)

Fehlt eines der beiden Dokumente oder ist der Eigenbeleg unvollständig, kann das Finanzamt die Betriebsausgabe komplett verweigern – unabhängig davon, ob das Essen tatsächlich stattgefunden hat.

Was gilt bei Rechnungen über 250 Euro?

Liegt der Gesamtbetrag über 250 Euro, steigen die Anforderungen an die Restaurantrechnung selbst. Sie muss dann eine vollständige Rechnung nach § 14 UStG sein und zusätzlich enthalten:

• Ihren Namen und Ihre Anschrift als Leistungsempfänger:in (muss das Restaurant eintragen)
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Aufschlüsselung nach Steuersätzen und Mehrwertsteuerbeträgen

Ein simpler Kassenbon reicht bei diesen Beträgen also nicht mehr aus. Fragen Sie das Restaurant aktiv nach einer ordnungsgemäßen Rechnung.

Darf der Bewirtungsbeleg digital sein?

Ja, digitale Erstellung und Aufbewahrung sind möglich, wenn die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Zuordnung und Archivierung erfüllt werden. Welche Pflichtangaben dabei wichtig sind, zeigt unsere Checkliste → Das bedeutet:

• Der Beleg muss unveränderbar gespeichert sein
• Er muss maschinell lesbar und jederzeit abrufbar sein
• Restaurantrechnung und Eigenbeleg müssen eindeutig zugeordnet sein

Ein einfaches Foto in der Kamera-App reicht dafür meist nicht aus. Apps wie BelegScan erstellen den Eigenbeleg direkt auf dem Smartphone, führen ihn mit dem Scan der Restaurantrechnung zusammen und exportieren ein geordnetes PDF, damit beim nächsten Geschäftsessen weniger Kontext verloren geht.

Offizielle Grundlage

Die Nachweispflichten für Bewirtungsaufwendungen stehen in § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Für Kleinbetragsrechnungen ist § 33 UStDV relevant; bei höheren Beträgen greifen die allgemeinen Rechnungsregeln.

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