Bewirtungsbeleg Pflichtangaben 2026: Die vollständige Checkliste

Wer ein Geschäftsessen steuerlich absetzen möchte, braucht mehr als nur den Kassenbon vom Restaurant. Zusätzlich zur Restaurantrechnung braucht es einen korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg mit klaren Pflichtangaben. Ein fehlender Name, ein zu vager Anlass oder eine fehlende Unterschrift können dazu führen, dass die Kosten steuerlich nicht berücksichtigt werden.

Diese Checkliste zeigt Ihnen genau, was draufstehen muss – je nach Rechnungsbetrag.

Grundregel: Zwei Dokumente, nicht eines

Ein Bewirtungsbeleg besteht immer aus zwei Teilen:

1. Die Restaurantrechnung (Kassenbon oder maschinell erstellte Rechnung) – ausgestellt vom Restaurant
2. Der Eigenbeleg – ausgefüllt vom Gastgeber, mit Anlass und Teilnehmern

Beide Teile müssen zusammen aufbewahrt werden – entweder geheftet (Papier) oder digital eindeutig zugeordnet. Der Kassenbon allein reicht nicht.

Pflichtangaben unter 250 Euro (Kleinbetragsrechnung)

Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto gilt die vereinfachte Regelung nach § 33 UStDV. Folgende Angaben sind Pflicht:

Auf der Restaurantrechnung:

• Name und Anschrift des Restaurants
• Datum der Bewirtung (maschinell eingedruckt)
• Genaue Bezeichnung der Speisen und Getränke (keine Sammelbegriffe wie „Speisen und Getränke”)
• Gesamtbetrag inkl. Mehrwertsteuer und angewandtem Steuersatz

Auf dem Eigenbeleg (vom Gastgeber ausgefüllt):

• Namen aller Teilnehmer:innen – inkl. des Gastgebers selbst
• Konkreter Anlass der Bewirtung (z. B. „Vertragsverhandlung Projekt XY mit Firma Z” – nicht: „Geschäftsessen”)
• Datum und Unterschrift des Gastgebers

TSE-Angaben auf Kassenbelegen:

• Transaktionsnummer des Kassensystems
• Seriennummer des Aufzeichnungssystems beziehungsweise der TSE oder ein auslesbarer QR-Code

Hinweis: Stellt das Restaurant keine TSE-Kasse, sollten Sie dies auf dem Beleg vermerken. Das Finanzamt kann sonst die Ordnungsmäßigkeit anzweifeln.

Pflichtangaben über 250 Euro (vollständige Rechnung)

Bei einem Gesamtbetrag über 250 Euro brutto greift § 14 UStG. Die Restaurantrechnung muss dann zusätzlich enthalten:

• Name und Anschrift des Gastgebers (Leistungsempfänger) – muss vom Restaurant eingetragen werden
• Gesonderter Ausweis von Netto- und Bruttobetrag nach Steuersätzen
• Mehrwertsteuerbetrag und Steuersatz aufgeschlüsselt
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants
• Fortlaufende Rechnungsnummer des Restaurants

Der Eigenbeleg bleibt identisch – Teilnehmer, Anlass, Unterschrift.

Schnell-Checkliste im Überblick

Angabe	Bis 250 €	Über 250 €
Name & Anschrift Restaurant	✅	✅
Datum der Bewirtung (maschinell)	✅	✅
Genaue Speisen- und Getränkebezeichnung	✅	✅
Gesamtbetrag inkl. MwSt.	✅	✅
Aufschlüsselung nach Steuersätzen	❌	✅
Steuernummer / USt-IdNr. Restaurant	❌	✅
Fortlaufende Rechnungsnummer	❌	✅
Name & Anschrift Gastgeber (vom Restaurant)	❌	✅
Namen aller Teilnehmer:innen (Eigenbeleg)	✅	✅
Konkreter Anlass (Eigenbeleg)	✅	✅
Unterschrift Gastgeber (Eigenbeleg)	✅	✅
TSE-Angaben auf Kassenbelegen	✅	✅

Der häufigste Fehler: der Anlass

„Geschäftsessen”, „Kundengespräch” oder „Besprechung” – das reicht dem Finanzamt nicht. Der Anlass muss konkret und nachvollziehbar sein:

• ❌ „Kundengespräch”
• ✅ „Jahresgespräch mit Bestandskunde Müller GmbH zur Vertragsverlängerung 2026”
• ❌ „Besprechung”
• ✅ „Kick-off-Meeting Projekt Relaunch Website mit Agentur XY”

Zeitnah ausfüllen – nicht später

Das Bundesfinanzministerium fordert, dass der Eigenbeleg zeitnah nach der Bewirtung ausgefüllt wird. Wer Belege wochenlang sammelt und dann nachträglich ausfüllt, riskiert die Aberkennung – selbst wenn alle Angaben stimmen.

Mit BelegScan scannen Sie den Kassenbon direkt am Tisch, tragen Teilnehmer und Anlass sofort ein und exportieren ein strukturiertes PDF für Ihre weitere Ablage.

Offizielle Grundlage

Die Nachweispflichten ergeben sich aus § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Die Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen stehen in § 33 UStDV. Technische Belegangaben elektronischer Kassensysteme beschreibt § 6 KassenSichV.

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